محل کار خود را سازماندهی کنید

مقدمه

کار کردن در یک محیط مرتب ومنظم نقش بسزایی در افزایش روحیه نشاط و همچنین عامل موثری در سرعت انجام کارها داردکه ما می توانیم با رعایت مواردی که در ادامه مقاله ذکر شده است این تاثیر را به بالاترین نحو ممکن افزایش دهیم .

1.  از سیستمی پیروی کنید که برای شما مفید باشد

آیا شما فردی هستید که توانایی به خاطر سپردن تاریخ ها را دارا می باشد؟ البته به خاطر سپردن روز دقیق مهم نیست، فقط حدود آن مورد نظر است؛ یا اینکه فردی هستید که بیشتر ترجیح می دهد بر طبق دسته بندی موارد مختلف کار خود را پیش ببرد؟

برای آن دسته از افرادی که به دسته بندی فکر می کنند، یک زونکن، پوشه و یا کلاسور، چاره کار است. با اتکا به این روش، این افراد به راحتی و تنها با یک نگاه سطحی به فهرست مطالب می توانند موضوع مورد نظر خود را پیدا کنند.

عده دیگری از افراد نیز هستند که بر طبق اطلاعات زمانی سوژه ها را به خاطر می آورند. این دسته از افراد دسته بندی های ردیفی که به ترتیب از "الف" شروع شده باشد و به "ی" ختم گردد را ترجیح می دهند. موفقیت این افراد، زمانی تضمین میشود که بتوانند موضوعات خود را با پیروی از زمان دسته بندی کنند. آنها وقایع را بر اساس زمان و یا تاریخ وقوع آنها به خاطر می آورند و معمولاً در دسته بندی تحمل بیشتری نسبت به گروه اول از خود نشان می دهند. دلیل این امر کاملا ساده و قابل فهم میباشد: زمانیکه پرونده های کاری بر روی میز شما چیده می شوند، قدیمی تر ها در جایگاه پایین تری قرار می گیرند.

* از سیستم سازماندهی طبیعی و ذهنی خود کمک بگیرید و در محیط کار همان سیستم را به کار گیرید

2.  در هر روز مقدار کمی از آن راانجام دهید

در خلل فواصل زمانی روزانه، برای خود وقتی را در نظر بگیرید و در آن به تمیز کردن محیط اطراف خود بپردازید. اگر احساس می کردید چیزهایی به چشمتان می خورند که اصلاً ارزش نگه داشتن را ندارند، می توانید آنها را در بایگانی بر طبق سیستم دسته بندی خود فایل بندی نمایید.

اگر قسمت های کوچکی از این کار را به صورت روزانه انجام دهید، و در طی هر روز تنها چند دقیقه از وقت خود را به این کار اختصاص دهید، به این نتیجه می رسید که در فضایی آکنده از نظم کار می کنید و همچنین می توانید در آینده در وقت خود تا اندازه بسیار زیادی صرفه جویی کنید.

3.   صبح یا بعد از ظهر این کار را انجام دهید

هر چند وقت یک بار دفتر کار شما نیاز به یک نظافت کلی پیدا می کند. شاید وسایل شما آنقدر بیش از اندازه روی هم انباشته شده باشند و یا آنقدر پرونده های دسته بندی نشده داشته باشید که برای مرتب کردن همه آنها نیاز به زیر مجموعه سازی هم پیدا کنید.

هر کاری که انجام می دهید، فقط باید مطمئن باشید که به اندازه کافی بر روی آن وقت می گذارید. باید به این کار مانند سایر وظایف شغلی خود نگاه کنید. سعی کنید حداقل هر دو ماه یکبار یک بعد از ظهر و یا صبح را به طور کامل به انجام این کار اختصاص دهید؛ در اینجا باز هم باید تاکید کنیم که وقت کافی به این کار اختصاص دهید، چرا که این مطلب، امری نیست که بی حوصله و سرسری بخواهید آن را از سر خود از کنید.

4.   موارد ضروری را در پوشه مخصوص به خود ذخیره کنید

مواردی که زمان تحویل آنها نزدیک می شود را باید در یک بخش جداگانه ذخیره نمایید. آنها را در جایی بگذارید که در دسترستان باشند. همیشه فضایی را برای موارد ضروری که ممکن است در آینده به آنها نیاز پیدا کنید، نیز در نظر بگیرید. این موارد باید از سایر مدارک جدا شوند و بر اساس "اولویت تحویل" دسته بندی گردند. تا کنون برای خود زیاد اتفاق افتاده است که زمان تحویل بسیاری از پروژه ها فرا رسیده، اما به این دلیل که باید زیاد دنبال آنها می گشتم و یا فقط صرفاً به دلیل فراموشی، از انجام آن امور عاجز ماندم.

5.   در صورت امکان از کپی های الکترونیکی استفاده کنید

درصد زیادی از درهم ریختگی روی میز شما به دلیل تعدد میزان کاغذها و پوشه های متنوع ایجاد می شود. هر گاه که برایتان مقدور بود، از مردم بخواهید تا مدارک خود را برای شما از طریق پست الکترونیکی ارسال نمایند. سپس آنها را نامگذاری کنید و در فولدرهای جداگانه دسته بندی نمایید. اگر تنها به سیستم های طبقه بندی اینترنتی اتکا کنید، کار خطرناک پ پر ریسکی را انجام داده اید،  بنابراین بهتر است کمی وقت بگذارید و فایل های خود را بر روی رایانه شخصی سازماندهی کنید.

اگر به اندازه کافی وقت در اختیار دارید، سعی کنید برخی از پرونده های خود را اسکن کرده و در کامپیوتر نگهداری کنید. شاید این کار برای برخی از افراد دیوانه کننده باشد، اما باید توجه کنید که این امر یکی از گام های ضروری به منظور رعایت نظم و ترتیب می باشد.

6.   از یک تقویم رومیزی استفاده کنید

سعی کنید زمان دریافت هر پرونده و همچنین تاریخ تحویل آنرا بر روی تقویم خود یادداشت نمایید. همچنان که به مرور زمان میزان پرونده های ضروری روی میز شما زیاد می شود، به راحتی می توانید به تقویم مراجعه کرده و با خیال راحت کلیه امور را انجام دهید. اگر زمان تحویل و کاری که باید انجام دهید، همواره در مقابل چشمانتان قرار گیرد، امکان فراموشی به صفر می رسد.

7.   بیشترین سود را از محیط کار خود ببرید

از سیستمی استفاده کنید که مناسب شغل و خصوصیات فردیتان باشد و سعی کنید همیشه آنرا به مرحله اجرا نزدیک سازید. هر فردی به خوبی می داند که کدام روش در مورد او از بازده بالاتری برخوردار است. یک محیط کاری ساده و در عین حال سازمان یافته، می تواند به راحتی شما را به سمت تحقق اهدافتان رهنمون سازد و خلاقیت و لیاقت شما را تا حد بسیار زیادی افزایش دهد. فقط مشکل دنبال کردن یک چنین نظام هدفمند و منظمی است.                       مبنع: www.birtak.com

گردآوری و تنظیم: عسگر صادقی